Nicholas Gignac

3 trucs simples pour mieux bâtir son appel d’offre

Au cours des derniers mois, nous avons répondu à plusieurs appels d’offre et cahiers de charges, autant publiques que privés, fermés ou ouverts, pour NAV ou CRM. Même si certains d’entre eux étaient bien préparés et présentés, plusieurs avaient un défaut commun : ils n’étaient pas bâtis avec les meilleures pratiques de leur industrie respective. La clarté et la précision de vos appels d’offre affecte la qualité des réponses que vous recevez, mais surtout, le prix. Voici quelques conseils pour vous aider à produire de meilleurs appels d’offre.

Commencez par identifier un but clair, atteignable et évaluable. Autant que ceci semble évident, il n’est pas rare de voir des appels d’offre sans aucun but ou objectif final. Pas de End Game si vous voulez. Votre appel d’offre ou cahier de charges est, d’une certaine façon, un outil pour compléter un projet. L’un des aspects principal d’un projet est d’avoir une fin ainsi qu’un objectif mesurable.

Assurez-vous de bien identifier les points critiques de votre appel. Si votre matrice de besoins contient plusieurs centaines d’items, voir des milliers, il est critique que les points les plus importants soit mis en valeur. Exemple, si une fonctionnalité recherchée par votre appel d’offre ne couvre que 10 points sur 3000 dans votre matrice, mais que cette fonction est l’une des plus importantes, indiquez le clairement. Vous pourriez recevoir des réponses à votre appel qui ne rencontrent pas vos besoins correctement parce que la pondération de votre matrice à dévalorisé l’importance d’une fonction critique. Vous perdez donc du temps à analyser des réponses ne répondant pas à vos besoins. De plus, vous vous assurez de ne pas vous aliéner des fournisseurs potentiels. Ceux-ci pourraient ne pas comprendre votre appel d’offre correctement et l’ignorer en assumant que ce n’était pas pour eux, ou auraient pu être froissés d’investir argent et temps dans votre réponse, le tout pour découvrir bien après le fait qu’ils n’auraient pas dû s’impliquer dès le début.

Finalement, avant d’expédier votre appel d’offre ou votre cahier de charges, créez un cas teste, et passez le à travers vos demandes. Vous pouvez découvrir des défauts et manquement à votre plan actuel, même découvrir des contradictions.

Si avec ces quelques conseils, vous n’êtes toujours pas convaincu de la qualité de votre appel d’offre, avant de le publier ou d’inviter des fournisseurs, consultez un expert sur les difficultés d’affaire que votre appel d’offre doit résoudre.

Nicholas